Tuyển dụng hiệu quả cho nhân viên văn phòng y tế

Tuyển dụng nhân viên văn phòng y tế thành công là một trách nhiệm quan trọng. Khách hàng của một văn phòng y tế không phải là khách hàng tiêu biểu. Họ là những bệnh nhân mong đợi chất lượng chăm sóc cao nhất, và một số có thể đang ở giữa một cuộc khủng hoảng y tế và đòi hỏi phải xử lý tinh tế. Điều quan trọng không chỉ là nhân viên phải có những kỹ năng và sức mạnh chuyên môn nhất định, điều bắt buộc là họ phải hiểu rằng cuộc sống của bệnh nhân phụ thuộc vào chất lượng công việc của họ. Lập kế hoạch hiệu quả là điều cần thiết để tuyển dụng thành công.

Chuẩn bị tuyển dụng trước khi bạn có chỗ trống

Ngay cả khi văn phòng y tế của bạn có đầy đủ nhân viên, bạn vẫn luôn phải tìm kiếm tài năng mới. Hầu hết các nhà tuyển dụng không được chuẩn bị trong trường hợp một nhân viên của họ rời đi. Nếu một nhân viên gửi thông báo hai tuần của họ ngày hôm nay, sẽ mất bao lâu trước khi bạn có người thay thế họ? Nếu bạn được chuẩn bị với một bản mô tả công việc cập nhật, câu hỏi phỏng vấn và kế hoạch tuyển dụng bao gồm cả nơi bạn sẽ quảng cáo, sẽ dễ dàng tìm thấy và thu hẹp danh sách các ứng viên tiềm năng. Sẵn sàng cho ngày này ngăn bạn cảm thấy vội vã đưa ra lựa chọn sai từ nhóm ứng cử viên của bạn.

Giai đoạn 1: Tạo mô tả công việc

Khi quyết định đã được đưa ra để bắt đầu tuyển dụng nhân viên cho một công việc hiện tại hoặc một vị trí mới, tạo hoặc cập nhật mô tả công việc là bước đầu tiên. Mô tả công việc phác thảo các chi tiết của vị trí. Nó sẽ phản ánh tất cả mọi thứ cần thiết cho vị trí để bạn có thể đánh giá từng ứng cử viên và đưa ra lựa chọn tốt nhất.

Các yếu tố của một mô tả công việc là:

1. Chức năng công việc chính
2. Nhiệm vụ và trách nhiệm
3. Giáo dục và kinh nghiệm
4. Kiến thức, kỹ năng và khả năng

Bạn nên bao gồm kiến ​​thức về HIPAA và quyền riêng tư y tế, kỹ năng dịch vụ khách hàng mạnh mẽ và kỹ năng giao tiếp với các nhóm dân cư đặc biệt của bạn, như trẻ em, bệnh nhân lão khoa, di động bị thách thức, khiếm thính, v.v.

Giai đoạn 2: Xây dựng quy trình tuyển dụng

Trước khi đăng vị trí, bạn có nhiều việc phải làm. Phải có kế hoạch để tìm các chuyên gia có trình độ cao trong lĩnh vực y tế. Có bốn bước trong việc phát triển quy trình tuyển dụng.

1. Xây dựng một danh sách các câu hỏi phỏng vấn
2. Quyết định loại phương pháp phỏng vấn
3. Tạo một quảng cáo cho vị trí
4. Quyết định nơi đăng vị trí: Sẽ hiệu quả hơn khi xem xét các vị trí sẽ thu hút những ứng viên tốt nhất, tài năng nhất và có trình độ cao. Một số trong số này bao gồm

• Đăng nội bộ
• Sử dụng phương tiện truyền thông xã hội (LinkedIn là một trang web mạng tuyệt vời)
• Đặt quảng cáo trên các trang web hướng đến chăm sóc sức khỏe hoặc các chuyên gia văn phòng y tế
• Nhắm mục tiêu các trường cao đẳng, đại học và trường thương mại
• Đăng bài lên các trang web tuyển dụng quốc gia như Careerbuilder.com, Monster.com, v.v.

Câu hỏi phỏng vấn bạn không thể hỏi

Khi phát triển các câu hỏi phỏng vấn hãy ghi nhớ những câu hỏi nào có thể xúc phạm ứng viên của bạn và cố gắng tránh chúng. Điều quan trọng là phải đặt câu hỏi của bạn theo cách sẽ cung cấp cho bạn câu trả lời bạn đang tìm kiếm nhưng có thể được hỏi mà không gây ra sự phân nhánh pháp lý có thể sau này. Dưới đây là một số câu hỏi mà bạn có thể hỏi và thay vào đó là những gì bạn có thể hỏi.

Bạn có thể hỏi: Bạn là công dân Hoa Kỳ?Bạn có thể hỏi: Bạn có được phép làm việc ở Mỹ không?

Bạn có thể hỏi: Bạn bao nhiêu tuổi?Bạn có thể hỏi: Bạn trên 18 tuổi?

Bạn có thể hỏi: Bạn có bất kỳ khuyết tật?Bạn có thể hỏi: Bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ của vị trí này?

Bạn có thể hỏi: Tiếng Anh có phải là ngôn ngữ đầu tiên của bạn không?Bạn có thể hỏi: Những ngôn ngữ nào bạn nói, đọc hoặc viết trôi chảy?

Bạn có thể hỏi: Bạn có con khôngBạn có thể hỏi: Bạn sẵn sàng làm việc ngoài giờ làm việc bình thường là gì?

Giai đoạn 3: Xác định nhóm ứng viên đủ điều kiện để lựa chọn

Bây giờ kế hoạch đã hoàn thành, đăng vị trí. Bạn đã sẵn sàng để bắt đầu chấp nhận các ứng dụng.

Tại thời điểm quan trọng này của tuyển dụng, đã đến lúc lựa chọn và xác định một nhóm ứng viên đủ điều kiện để phỏng vấn từ nhóm ứng viên. Để làm cho quá trình đơn giản nhất có thể:

1. Đặt thời hạn cho tất cả các ứng dụng sẽ được gửi
2. Xem lại các ứng dụng và sắp xếp thành ba nhóm
3. Đặt các ứng dụng sang một bên không đáp ứng các yêu cầu tối thiểu của vị trí
4. Đánh giá từng nhóm ứng dụng riêng biệt cho các tiêu chí nhất định
5. Chọn năm ứng viên hàng đầu để liên lạc cho một cuộc phỏng vấn

Đừng vội vàng xử lý và sử dụng chiến lược phỏng vấn hai

Thay thế một nhân viên có giá trị, đặc biệt là trong văn phòng y tế, có thể mất nhiều thời gian. Nhiều lần các nhà quản lý văn phòng y tế đưa ra quyết định tuyển dụng vì họ cảm thấy áp lực phải thay thế một nhân viên ngay lập tức. Hãy dành thời gian của bạn. Nhận biết các ứng viên tiềm năng trước khi đưa ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.

Hãy chắc chắn rằng chính sách của bạn chỉ ra rằng tất cả các tuyển dụng đều yêu cầu hai quá trình phỏng vấn. Đến cuối cuộc phỏng vấn thứ hai, bạn nên sẵn sàng đưa ra quyết định vững chắc mà không có bất kỳ sự bảo lưu nào về nó. Hãy chắc chắn tiến hành kiểm tra lý lịch và gọi tham khảo trước khi đưa ra quyết định cuối cùng để tránh sự chậm trễ hơn nữa.

Nhìn vào tất cả các phẩm chất của một ứng cử viên

Giáo dục, chứng nhận và kinh nghiệm là những yếu tố quan trọng và sơ tuyển. Nhưng ai đó có thể có 20 năm kinh nghiệm ở một vị trí nhưng vẫn không thể hiện kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng cần thiết để thực hiện công việc thành công.

Bạn có thể có hoặc không có khả năng cung cấp đào tạo hoặc thêm thời gian để hỗ trợ ứng viên phát triển kỹ năng sau khi thuê. Một số kỹ năng, như bàn phím, có thể cải thiện theo thời gian, nhưng phải tuân thủ các hướng dẫn nghiêm ngặt hơn nếu kiến ​​thức về thuật ngữ y khoa là một yêu cầu của công việc.

Đặc điểm cá nhân cũng nên được đưa vào như một yếu tố quyết định trong quá trình lựa chọn. Nếu vị trí là một vị trí cấp nhập cảnh, thì có thể không cần thiết phải coi lãnh đạo là một đặc điểm tính cách cần thiết cho vị trí này. Nhưng tất cả các ứng cử viên phải có sự liêm chính và cho thấy rằng hành động và hành vi của họ tại nơi làm việc dựa trên các tiêu chuẩn đạo đức cao. Họ phải nắm lấy sự đa dạng, nhận ra và tôn trọng sự khác biệt giữa mọi người. Hãy nhớ rằng những cách mà bệnh nhân và gia đình của họ được điều trị trực tiếp góp phần vào mức độ thành công của văn phòng y tế.

Giai đoạn 4: Tuyển dụng một trong những người vào chung kết

Tại thời điểm này trong quá trình tuyển dụng, bạn nên giảm số lượng ứng viên đủ điều kiện xuống còn một đến hai người vào chung kết. Nếu bạn đã chọn một hội đồng hoặc ủy ban để hỗ trợ trong quyết định cuối cùng, đây là thời gian để đáp ứng và thu thập các khuyến nghị cho quyết định cuối cùng.

1. Mở rộng một đề nghị không chính thức
2. Có được một kiểm tra lý lịch hình sự
3. Tiến hành kiểm tra tham chiếu
4. Yêu cầu đánh giá sức khỏe
5. Xác minh thông tin đăng nhập: Có các yêu cầu cụ thể đối với các chuyên gia y tế được cấp phép và quá trình này có thể mất vài tuần. Đối với nhân viên hành chính, kiểm tra bất kỳ chứng nhận và bằng cấp.
6. Theo dõi với một thư mời chính thức
7. Chuẩn bị cho ngày đầu tiên