Hướng dẫn sử dụng thư điện tử

Giao tiếp điện tử ngày càng trở nên phổ biến hơn so với các cuộc gọi điện thoại, thư điện tử của Google và thậm chí trong một số trường hợp, các cuộc gặp mặt trực tiếp. Trong bất kỳ môi trường chuyên nghiệp nào bao gồm cả văn phòng y tế, điều quan trọng là phải xem xét một số điều khi gửi email cho đồng nghiệp, bệnh nhân, bác sĩ, bệnh viện, nhà cung cấp hoặc các chuyên gia khác.

Mọi người dành phần lớn thời gian trong ngày để mở và đọc email. Thời gian có giá trị không nên lãng phí cho các email không hiệu quả và không quan trọng. Tính chuyên nghiệp tương tự bạn sẽ sử dụng trên điện thoại, thư từ hoặc gặp mặt cũng cần được thể hiện trong một email. Luôn nhớ rằng email là một hình thức giao tiếp và cách thức người nhận giải thích tin nhắn là điều duy nhất quan trọng.

Trước khi tạo và gửi email, hãy tự hỏi mình một số câu hỏi.

• Email có phải là hình thức giao tiếp tốt nhất cho thông tin tôi đang gửi không?
• Có chuyên nghiệp không?
• Có tuân thủ HIPAA không?
• Liệu nó đại diện chính xác cho tôi và văn phòng y tế?

Quy tắc nghi thức email số 1

Làm suy nghĩ về nội dung tin nhắn của bạn trước khi bạn nhấn GỬI. Đảm bảo rằng email là hình thức liên lạc thích hợp cho tin nhắn của bạn thay vì cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp. Hãy nhớ rằng nội dung sẽ phản ánh hình ảnh và mức độ chuyên nghiệp dự kiến ​​của Văn phòng Y tế của bạn.

Don mệnh gửi, chuyển tiếp hoặc trả lời bất kỳ email nào có nội dung tục tĩu, xúc phạm, vu khống, phỉ báng, phân biệt chủng tộc hoặc tình dục. Các hình phạt có thể nghiêm trọng đối với bạn và Văn phòng Y tế.

Quy tắc nghi thức email # 2

Làm sử dụng đúng ngữ pháp, dấu câu và chính tả. Một lần nữa, thông điệp của bạn là một phản ánh của Văn phòng y tế của bạn. Ngoài ra, hãy chắc chắn giữ thông điệp ngắn gọn và sử dụng bố cục phù hợp cho tin nhắn của bạn để dễ đọc hơn. Đọc lại email của bạn trước khi bạn nhấn GỬI.

Don mệnh sử dụng TẤT CẢ CAPS vì điều này được coi là la hét hoặc la hét trong thế giới trực tuyến. Sử dụng Dũng cảm hoặc là chữ in nghiêng để nhấn mạnh một từ hoặc cụm từ. Ngoài ra, tránh sử dụng các phông chữ cực kỳ lạ mắt hoặc lạ vì điều này làm cho email của bạn khó đọc hơn.

Quy tắc nghi thức email số 3

Làm đảm bảo email được gửi đến người nhận thích hợp. Thông tin trong Văn phòng Y tế, đặc biệt liên quan đến thông tin bệnh nhân, chỉ nên được chia sẻ trên cơ sở cần biết. Ngoài ra, hãy xem xét rằng mọi người có thể coi thông tin không liên quan đến họ như là thư rác của Google

Don mệnh thảo luận về thông tin cá nhân và bí mật hoặc đính kèm tệp bệnh nhân trong email. Sử dụng số tài khoản bệnh nhân hoặc số hồ sơ y tế để khuyên ai đó xem lại tài khoản. Thông tin của bạn nên được lưu ý ở đó.

Quy tắc nghi thức email # 4

Làm trả lời email chuyên nghiệp trong vòng 24 giờ khi có thể. Nếu điều đó không cung cấp cho bạn đủ thời gian, ít nhất hãy trả lời rằng bạn đã nhận được email và bạn sẽ liên hệ lại với họ sớm nhất có thể.

Don mệnh trả lời thư rác hoặc yêu cầu đăng ký / hủy đăng ký. Điều này sẽ chỉ tạo ra nhiều thư rác hơn sẽ tràn ngập email doanh nghiệp của bạn.

Quy tắc nghi thức email số 5

Làm giữ cảm xúc ra khỏi email. Hãy lịch sự và chuyên nghiệp. Biết bạn có thể thân mật với ai sau khi đủ thời gian trôi qua để xây dựng mối quan hệ kiểu đó.

Don mệnh nói bất cứ điều gì trong một email mà bạn có thể hối tiếc sau này. Hãy cẩn thận khi gửi hoặc trả lời email trong sự tức giận. Không bao giờ đưa ra nhận xét cá nhân về người khác, đưa ra nhận xét có thể xúc phạm ai đó hoặc nói bất cứ điều gì bạn muốn nói.

Quy tắc nghi thức email # 6

Làm giữ sự hài hước, những câu chuyện cười và mỉa mai đến mức tối thiểu Ý định thường bị mất trong dịch thuật trong email và mọi người có thể không phải lúc nào cũng đùa. Hãy suy nghĩ về nó từ quan điểm của người nhận.

Don mệnh gửi, chuyển tiếp hoặc trả lời thư dây chuyền. Đó là hành vi không chuyên nghiệp và một số người coi đây là thư rác. Hãy nhớ rằng bất kỳ nội dung nào bạn gửi phải phản ánh hình ảnh và mức độ chuyên nghiệp dự kiến ​​của văn phòng y tế của bạn.