4 cách để cải thiện lập kế hoạch văn phòng y tế

1

Lập kế hoạch phù hợp của các cuộc hẹn bệnh nhân

Nó có thể là một thách thức để tạo ra sự cân bằng giữa việc nhìn thấy đủ bệnh nhân để đáp ứng nhu cầu tài chính của thực tiễn nhưng vẫn cung cấp một mức độ chăm sóc bệnh nhân chất lượng cao. Hãy ghi nhớ những điều này:

• Bệnh nhân không cần phải đợi lâu hơn 15 phút cho cuộc hẹn đã lên lịch.
• Xem xét việc chăm sóc sức khỏe không thể đoán trước như thế nào, có thể hiểu rằng có thể có những lúc bệnh nhân sẽ phải chờ đợi lâu hơn.
• Các loại thăm khám của bệnh nhân khác nhau tùy thuộc vào chuyên khoa thực hành, chẩn đoán của bệnh nhân và các thủ tục được thực hiện trong chuyến thăm. Điều này có nghĩa là yêu cầu thời gian khác nhau phải được phân bổ cho từng loại truy cập.
• Số lượt khám bệnh nhân hàng ngày sẽ có thể trang trải chi phí của văn phòng và, tất nhiên, tạo ra lợi nhuận.
• Khi phát triển thiết kế hoặc cấu trúc của hệ thống lập lịch cho bệnh nhân của bạn, điều quan trọng là phải xem xét bất kỳ sự kiện có thể nào có thể gây gián đoạn cho dòng chảy bệnh nhân.

2

Giảm sự gián đoạn đối với dòng bệnh nhân

• Người đến muộn: Để hỗ trợ vấn đề này, đặt ra một số hạn chế về việc bệnh nhân có thể đến muộn như thế nào mà không cần phải lên lịch lại, cho phép bệnh nhân đến sớm để được chuyển đến vị trí muộn của bệnh nhân và lên lịch cho bệnh nhân muộn mãn tính vào cuối ngày.
• Không trình diễn: Có ba cách để ngăn chặn các cuộc hẹn nhỡ.
  1. Nhắc nhở các cuộc gọi cho bệnh nhân 24 - 48 giờ trước thời gian hẹn theo lịch trình của họ.
  2. Một cách để giảm bớt sự vắng mặt là sử dụng lịch trình bệnh nhân trực tuyến. Bệnh nhân có thể quản lý, lên lịch hoặc sắp xếp lại các cuộc hẹn của họ mà làm cho không có chương trình ít có khả năng.
  3. Bệnh nhân thanh toán một khoản phí không hiển thị cho các cuộc hẹn bỏ lỡ. Phí không tham gia chương trình không chỉ bù cho một số doanh thu bị mất mà còn dạy cho bệnh nhân của bạn thông báo nếu họ sẽ hủy cuộc hẹn. Điều này cũng cho phép cơ hội sắp xếp lại cuộc hẹn trong khi bệnh nhân đang nghe điện thoại.
• Đi bộ: Xem xét các xu hướng khi văn phòng y tế có xu hướng thấy nhiều người đi bộ hơn vào Thứ Hai hoặc trong mùa cúm và điều chỉnh cho phù hợp.

3

Giao tiếp cởi mở với bệnh nhân

• Thông báo cho bệnh nhân khi các cuộc hẹn đang diễn ra sau lịch trình
• Dạy nhân viên văn phòng y tế về cách trả lời các câu hỏi của bệnh nhân không lâm sàng
• Phát triển và phân phối khảo sát sự hài lòng của bệnh nhân
• Giao tiếp bằng văn bản khi thích hợp. Bất kỳ cách dễ dàng và hiệu quả nào để đảm bảo bệnh nhân của bạn nhận được thông tin quan trọng đối với sự chăm sóc của họ là cung cấp cho họ các tài liệu như thông tin cơ bản về thực hành y tế, danh sách các vật phẩm cần mang theo cho mỗi lần khám, chính sách thanh toán và thông báo về thực hành quyền riêng tư.

4

Điện thoại và liên lạc điện tử

Điện thoại

Là một trong những phương tiện liên lạc được sử dụng nhiều nhất, không nên xem nhẹ việc liên lạc qua điện thoại. Nó thường là tương tác đầu tiên của một văn phòng y tế với bệnh nhân. Dưới đây là một vài lời khuyên cơ bản bạn có thể cung cấp cho nhân viên văn phòng y tế của mình để cải thiện nghi thức điện thoại.

• Lắng nghe tích cực
• Cách cư xử qua điện thoại tốt - chuyên nghiệp và lịch sự
• Duy trì tính bảo mật
• Luôn cảm ơn họ đã gọi
• Không bao giờ cúp máy trước
• Khi nhận tin nhắn, hãy lấy càng nhiều thông tin càng tốt
• Giữ bình tĩnh và lịch sự, ngay cả khi bệnh nhân thô lỗ với bạn

Điện tử

Tính chuyên nghiệp tương tự bạn sẽ sử dụng trên điện thoại, thư từ hoặc gặp mặt cũng cần được thể hiện trong một email. Luôn nhớ rằng email là một hình thức giao tiếp và cách thức người nhận giải thích tin nhắn là điều duy nhất quan trọng.

• Đảm bảo rằng email là hình thức liên lạc thích hợp cho tin nhắn của bạn thay vì cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc họp. Hãy nhớ rằng nội dung sẽ phản ánh hình ảnh và mức độ chuyên nghiệp dự kiến ​​của Văn phòng Y tế của bạn.
• Sử dụng đúng ngữ pháp, dấu câu và chính tả. Ngoài ra, hãy chắc chắn giữ thông điệp ngắn gọn và sử dụng bố cục phù hợp cho tin nhắn của bạn để dễ đọc hơn.
• Hãy chắc chắn rằng email đang được gửi đến người nhận thích hợp. Thông tin trong Văn phòng Y tế, đặc biệt liên quan đến thông tin bệnh nhân, chỉ nên được chia sẻ trên cơ sở cần biết.