6 cách để cải thiện văn phòng y tế của bạn

Mỗi văn phòng y tế có thể trở thành một nơi tốt hơn cho các nhà cung cấp, nhân viên và bệnh nhân. Ngay cả những văn phòng tốt nhất cũng có thể cố gắng cải tiến liên tục, vì vậy họ không thấy sự suy giảm về sự hài lòng, kết quả hoặc doanh thu. Dưới đây là sáu cách mỗi văn phòng y tế có thể cải thiện.

Cải thiện lưu lượng bệnh nhân

Chỉ có bệnh nhân của bạn biết liệu toàn bộ quá trình của bạn trôi chảy hay không. Họ trải qua dòng chảy từ việc sắp xếp một cuộc hẹn, đến văn phòng y tế, kiểm tra cho chuyến thăm của họ, ngồi trong khu vực chờ, chờ trong phòng khám, được bác sĩ điều trị, kiểm tra và thanh toán, và cuối cùng rời đi, không để đề cập đến việc nhận hóa đơn. Nếu bệnh nhân của văn phòng y tế của bạn không hài lòng với toàn bộ quá trình, họ có thể không quay lại.

Cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và dịch vụ khách hàng tuyệt vời sẽ ngăn ngừa mất doanh thu cho văn phòng y tế do mức độ hài lòng của bệnh nhân cao. Bệnh nhân rất có thể sẽ tiếp tục quay trở lại miễn là họ hài lòng với toàn bộ quá trình. Tìm hiểu làm thế nào để đánh giá dòng chảy bệnh nhân.

Cải thiện giao tiếp

Giao tiếp hiệu quả không chỉ là nói và nghe. Nó có nghĩa là có sự tôn trọng và hiểu biết lẫn nhau giữa nhân viên và quản lý. Đó là vì lợi ích của người quản lý văn phòng để thiết lập giai điệu cho giao tiếp hiệu quả.

• Thiết lập kỳ vọng rõ ràng cho mỗi nhân viên. Người quản lý cần đảm bảo rằng họ cụ thể trong những gì họ mong đợi từ nhân viên của họ.
• Cung cấp phản hồi. Nhân viên cần được cung cấp thông tin phản hồi một cách thường xuyên cho dù điều đó nói với họ rằng họ đang làm một công việc tuyệt vời hay đó là sự chỉ trích mang tính xây dựng.
• Nghe. Nhân viên có thể là một nguồn lực tuyệt vời cho các hoạt động văn phòng. Họ có kiến ​​thức trực tiếp về các quy trình hoặc chính sách văn phòng và có thể đưa ra những ý tưởng tuyệt vời để hỗ trợ làm cho các tác vụ văn phòng hoạt động hiệu quả hơn.
• Tìm hiểu thêm về các kỹ thuật và thực hành giao tiếp thành công

Cải thiện quy trình làm việc và năng suất

Quy trình làm việc và năng suất là rất cần thiết cho sự thành công của văn phòng y tế. Một quy trình làm việc hợp lý sẽ tự nhiên cải thiện năng suất của nhân viên. Một văn phòng y tế không có cách hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ công việc cần thiết không thể thực hiện chúng một cách hiệu quả. Có một hướng dẫn thủ tục và chính sách chi tiết và được phát triển tại chỗ mà nhân viên văn phòng y tế có thể tiếp cận dễ dàng có thể giúp củng cố toàn bộ đội ngũ.

Hãy chắc chắn chính sách của bạn bao gồm chương trình giáo dục thường xuyên để đảm bảo tất cả nhân viên luôn được cập nhật các chính sách văn phòng, tuân thủ và các yêu cầu cụ thể của công việc.

Cải thiện bồi hoàn bảo hiểm

Điều quan trọng đối với sự ổn định tài chính của bệnh viện hoặc văn phòng bác sĩ là phải có một quy trình phù hợp cho từng giai đoạn của chu kỳ doanh thu.Bạn không chỉ nhận được các khoản thanh toán kịp thời mà còn giảm bớt gánh nặng cho nhân viên thanh toán, giảm chi phí hành chính và quan trọng nhất là duy trì mối quan hệ tích cực với bệnh nhân của bạn. Các lĩnh vực trọng tâm nên bao gồm:

• Đủ điều kiện và xác minh bảo hiểm
• Chẩn đoán và mã hóa thủ tục
• Thanh toán
• Yêu cầu theo dõi
• Gửi tiền và đối chiếu
• Xem thêm về cách cải thiện bồi hoàn bảo hiểm của bạn

Cải thiện bộ sưu tập trả trước

Cách nhanh nhất để tăng dòng tiền và cải thiện tỷ lệ thu tiền là thu thập trách nhiệm của bệnh nhân lên phía trước. Bệnh nhân ít có xu hướng trả tiền hoặc khó tiếp cận một khi các dịch vụ đã được thực hiện. Thay vì chờ đợi cho đến giai đoạn thu thập của chu kỳ doanh thu, các nhà cung cấp nên tận dụng thảo luận về các vấn đề tài chính và thu tiền thanh toán của bệnh nhân sớm trong quy trình. Thông báo cho bệnh nhân trước khi họ đến với trách nhiệm ước tính của họ sẽ là gì và làm cho họ biết rằng thanh toán là bắt buộc trước khi dịch vụ được thực hiện. Đọc thêm về cách sử dụng các bộ sưu tập trả trước

Cải thiện cách tiếp cận của bạn để lập ngân sách

Giảm các khoản thanh toán của bác sĩ, ít bệnh nhân hơn và chi phí công nghệ cao có thể bị tê liệt về tài chính. Cách tốt nhất để xử lý chi phí hoạt động tăng là theo dõi chúng và sau đó xây dựng kế hoạch cắt giảm chi phí. Ba lĩnh vực có thể tiết kiệm tới hàng ngàn đô la mỗi năm bao gồm:

• Văn phòng phẩm: Ghi nhớ những từ này - giảm, tái sử dụng và tái chế. Học cách sử dụng đồ dùng văn phòng một cách khôn ngoan có thể cắt giảm đáng kể chi phí như cắt giấy đã sử dụng thành hình vuông thay vì mua giấy ghi chú. Đi mua giấy tờ và mặc cả với giá tốt nhất là những cách khác để giảm chi phí cung cấp văn phòng.
• Vật tư y tế: Mua vật tư y tế khi cần thiết. Mua số lượng lớn có thể tiết kiệm tiền nhưng nếu bạn không cần, đừng mua. Một số vật tư có thời hạn sử dụng hạn chế và có thể khiến bạn tốn nhiều tiền hơn trong thời gian dài nếu bạn phải vứt chúng đi. Bạn cũng có thể cố gắng xác định các cơ hội để được dùng thử miễn phí từ các nhà cung cấp quảng bá sản phẩm mới.
• Thiết bị văn phòng: Cố gắng tìm thiết bị văn phòng đã qua sử dụng để bán khi mua hàng lớn. Có một số tài nguyên trực tuyến mà bạn có thể tìm thấy giá cả tuyệt vời cho thiết bị văn phòng từ việc bán doanh nghiệp. Đấu giá trực tuyến cũng là một cách tuyệt vời để tìm thiết bị cũ với giá thấp.