Đánh giá quy trình làm việc và năng suất của văn phòng y tế

Quy trình làm việc và năng suất là rất cần thiết cho sự thành công của văn phòng y tế. Một quy trình làm việc hợp lý sẽ tự nhiên cải thiện năng suất của nhân viên. Một văn phòng y tế không có cách hiệu quả để thực hiện các nhiệm vụ công việc cần thiết không thể thực hiện chúng một cách hiệu quả.

Một hướng dẫn thủ tục và chính sách chi tiết và được phát triển tốt mà nhân viên văn phòng y tế có thể dễ dàng tiếp cận có thể củng cố đáng kể cho toàn bộ đội ngũ.

Chính sách của bạn nên bao gồm một chương trình giáo dục thường xuyên để đảm bảo tất cả nhân viên luôn được cập nhật các chính sách văn phòng, tuân thủ và các yêu cầu cụ thể của công việc.

Nhân viên lễ tân và quy trình làm việc

Thành công của Văn phòng Y tế phần lớn phụ thuộc vào việc nhân viên mặt trước thực hiện tốt như thế nào.

1. Độ chính xác đăng ký: Chu kỳ của tài khoản bệnh nhân bắt nguồn từ việc nhập thông tin nhân khẩu học ban đầu của bệnh nhân bao gồm thông tin nhân khẩu học và bảo hiểm. Thông tin không hợp lệ có thể trì hoãn thanh toán.
2. Lập kế hoạch Efficiency: Văn phòng y tế của bạn có tỷ lệ vắng mặt cao không? Một cách để giảm bớt sự vắng mặt là sử dụng lịch trình bệnh nhân trực tuyến. Bệnh nhân có thể quản lý, lên lịch hoặc sắp xếp lại các cuộc hẹn của họ mà làm cho không có chương trình ít có khả năng.
3. Sự hài lòng của bệnh nhân: Cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và dịch vụ khách hàng tuyệt vời sẽ cải thiện sự hài lòng của bệnh nhân, ngăn ngừa mất doanh thu cho văn phòng y tế.

Tài liệu và mã hóa

Một đánh giá về tài liệu và mã hóa đảm bảo rằng mọi biểu đồ bệnh nhân đều chính xác, đầy đủ và đáp ứng tuân thủ các tiêu chuẩn mã hóa. Tài liệu và mã hóa phù hợp là điều cần thiết để thu phí chính xác, thanh toán và thu tiền hiệu quả và quản lý từ chối.

1. Bạn vẫn đang sử dụng hệ thống biểu đồ dựa trên giấy cũ? Chuyển sang hồ sơ sức khỏe điện tử (EHR) có thể cải thiện độ chính xác và giảm chi phí.
2. Việc chỉ định đúng mức độ dịch vụ khẩn cấp và quản lý (E / M) cho chẩn đoán tương quan hoặc mã ICD-9 rất quan trọng để hoàn trả và tuân thủ mã hóa.
3. Không cho phép sao chép và trì hoãn mã hóa hồ sơ y tế ảnh hưởng đến chu kỳ thanh toán. Đặt khung thời gian để hoàn thành tối thiểu từ ba đến năm ngày.

Thanh toán và Bộ sưu tập

Thực tiễn tốt nhất về thanh toán và bộ sưu tập cho thấy bốn cách để quản lý quy trình làm việc để được hoàn trả tối đa.

1. Làm việc tất cả các tài khoản phải thu từ đô la cao đến đô la thấp. Điều này dẫn đến ngày AR thấp hơn, có nghĩa là văn phòng y tế của bạn đang thu được nhiều tiền hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn.
2. Ít nhất 90 phần trăm yêu cầu của văn phòng y tế nên được lập hóa đơn điện tử. Yêu cầu điện tử thường xử lý trong vòng bảy đến 10 ngày. Yêu cầu giấy có thể mất 30 ngày hoặc lâu hơn.
3. Sử dụng các công cụ dựa trên web để kiểm tra trạng thái yêu cầu. Điều này có thể mất hai đến ba phút so với 20-30 phút bị giữ với một công ty bảo hiểm.
4. Xác định nguyên nhân từ chối và thanh toán dưới mức để tránh mất hoặc chậm trễ doanh thu trong tương lai. Điều này cũng có nghĩa là đảm bảo từ chối được giải quyết kịp thời.

Câu hỏi quy trình làm việc linh tinh

1. Nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng bởi trách nhiệm công việc?
2. Làm thế nào bạn sẽ thực hiện chuyển đổi từ hồ sơ giấy sang EMR (hồ sơ y tế điện tử)?
3. Bạn có một kế hoạch đào tạo và phát triển liên tục cho tất cả nhân viên?
4. Tất cả các lĩnh vực công việc đã được xác định để cải thiện thành công công việc?
5. Bạn đã đánh giá bố trí của khu vực văn phòng và bệnh nhân?
6. Bạn có HIT (công nghệ thông tin y tế) mới nhất và cập nhật nhất không?

Mẹo số 1: Phát triển chính sách bộ sưu tập trả trước

Một phần quan trọng của chu kỳ doanh thu là các bộ sưu tập trả trước, giúp giảm số lượng tài khoản bệnh nhân bị nợ xấu hoặc tình trạng thu nợ. Việc thu thập từ bệnh nhân trước khi dịch vụ được hoàn trả dễ dàng hơn 60 ngày sau khi bảo hiểm cuối cùng đã được thanh toán.

Mẹo số 2: Đảm bảo mã hóa y tế chính xác

Mã hóa y tế là một yếu tố chính để có được bồi hoàn bảo hiểm cũng như duy trì hồ sơ bệnh nhân. Yêu cầu mã hóa chính xác cho phép người trả tiền bảo hiểm biết bệnh hoặc thương tật của bệnh nhân và phương pháp điều trị.

Mẹo số 3: Sử dụng Kiểm toán biểu đồ để giảm lỗi thanh toán

Tốc độ nhanh của văn phòng y tế là môi trường lý tưởng cho các lỗi thanh toán. Bằng cách thực hiện kiểm toán biểu đồ thường xuyên, bạn sẽ thấy lỗi nào phổ biến hơn và phát triển các chính sách, hệ thống và đào tạo để giảm thiểu chúng.

Phân tích lưu lượng bệnh nhân của bạn

Xác định cách bệnh nhân của bạn di chuyển khắp văn phòng y tế của bạn nên là một trong những lĩnh vực đầu tiên được đánh giá.