Hệ thống tốt nhất để tổ chức giấy tờ cho trường học của con bạn

Nếu bạn giống như hầu hết các bà mẹ đang làm việc, hệ thống tổ chức giấy tờ của trường liên quan đến bàn bếp hoặc quầy bếp. Bạn dường như không bao giờ có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm khi bạn cần nó. Giấy tờ quan trọng có thể bị mất, bỏ qua hoặc tái chế. Nếu bạn đã chán, hãy dành một giờ vào cuối tuần này và tổ chức. Sử dụng giải pháp từng bước này để tổ chức các bài báo học một lần và mãi mãi.

1

Các công cụ cần thiết để tổ chức giấy tờ học đường

Tổ chức bắt đầu với việc có một hệ thống lưu trữ thuận tiện, dễ sử dụng. Bạn sẽ cần một cái gì đó để đặt tất cả các giấy tờ mà bạn cần phải giữ. Đây là một vài gợi ý:

• Một thùng đựng hồ sơ di động chứa các tập tin treo
• Một tập tin treo cho mỗi đứa trẻ
• 2 tập tin treo bổ sung
• Phong bì 10 inch x 13 inch

2

Dán nhãn cho các tập tin treo

Sử dụng các nhãn này trên nhãn tệp treo của bạn:

Hành động / Đăng nhập

Thư mục này sẽ dành cho các biểu mẫu cần được ký như phiếu cho phép cần phải trả lại, yêu cầu của giáo viên, thông báo PTA và tờ rơi về các sự kiện cần được thêm vào lịch của bạn.

Lưu trữ ngắn hạn

Tệp này dành cho các biểu mẫu hoặc thông tin mà bạn không cần lưu giữ mãi mãi nhưng sẽ cần tham khảo tại một thời điểm nào đó trong tương lai gần. Ví dụ, thông tin về chuyến đi thực địa sắp tới bao gồm danh sách những gì con bạn sẽ mang theo hoặc tờ rơi lễ hội trường sắp tới.

Lưu trữ dài hạn (Một nhãn cho mỗi tên của trẻ em)

Thư mục này dành cho mỗi bài báo đặc biệt của trẻ, báo cáo tiến độ, điểm kiểm tra, giải thưởng, chứng chỉ hoặc chương trình từ các vở kịch của trường hoặc các sự kiện âm nhạc.

3

Đặt các tập tin vào thùng hồ sơ di động của bạn

Bây giờ các tệp của bạn được dán nhãn, đã đến lúc bỏ chúng đi. Thêm các tập tin treo vào thùng hồ sơ di động. Giữ thùng ở vị trí trung tâm như nhà bếp hoặc văn phòng tại nhà. Bí quyết để tổ chức thủ tục giấy tờ là có một nơi để đặt giấy.

4

Nơi đặt tổ chức

Bạn sẽ giữ cho hệ thống lưu trữ này tiện dụng, trong tầm nhìn rõ ràng, vì vậy bạn có thể muốn chọn một hệ thống hấp dẫn bạn. Tốt nhất là đặt nó ở vị trí đầu tiên tại nơi mà những giấy tờ trường học thường tích lũy. Khi bạn đã quen với hệ thống, bạn có thể di chuyển nó đến một vị trí khác tốt nhất để phân loại và lưu trữ giấy tờ mỗi ngày.

5

Sắp xếp ngăn xếp giấy tờ của bạn

Trong suốt cả tuần, khi con bạn mang cho bạn chồng giấy tờ của trường, chỉ cần thả chúng vào thư mục treo thích hợp. Dạy trẻ tự tổ chức giấy tờ. Yêu cầu họ lấy bài tập về nhà và giao giấy tờ bạn cần kiểm tra.

6

Làm thế nào để xem lại giấy tờ của bạn và hành động

Bây giờ các giấy tờ được sắp xếp, bạn sẽ cần thiết lập một thói quen khi bạn kiểm tra từng tệp.

Xem lại tệp Hành động / Ký tên hàng ngày

Mỗi buổi tối, xem lại các giấy tờ trong tập tin hành động / ký. Ký tất cả các mẫu đơn và phiếu cho phép và đặt chúng vào ba lô của con bạn. Thêm bất kỳ cuộc họp, buổi hòa nhạc hoặc sự kiện mới vào lịch của bạn. Khi điều này được thực hiện, hãy gửi biểu mẫu trong tệp lưu trữ ngắn hạn để tham khảo trong tương lai hoặc tái chế nó.

Thường xuyên xem lại tệp lưu trữ ngắn hạn

Xem lại các giấy tờ trong tệp lưu trữ ngắn hạn trên cơ sở khi cần thiết. Vào ngày của chuyến đi thực địa, bạn sẽ biết ngay nơi tìm tờ rơi với các chi tiết và hướng dẫn. Một khi sự kiện đã đến và biến mất, hãy ném mẫu đơn đi.

Giữ tập tin dài hạn của mỗi đứa trẻ

Bất cứ điều gì bạn muốn lưu đều có trong tập tin dài hạn của mỗi đứa trẻ.

7

Tổ chức giấy tờ lưu niệm

Vào cuối mỗi học kỳ hoặc năm học, hãy lấy các giấy tờ từ hồ sơ của mỗi đứa trẻ đặc biệt cho bạn hoặc con bạn. Đặt chúng trong một phong bì 10 inch x 13 inch với tên của con bạn và năm học được ghi chú ở mặt trước.

Lưu trữ phong bì trong ngăn kéo hoặc thùng. Bây giờ bạn có các giấy tờ, giải thưởng và chứng chỉ đặc biệt cho mỗi đứa trẻ được tổ chức theo năm học mà không cần làm thêm.

8

Bảo trì liên tục để tổ chức các giấy tờ trường học

Đây là một giải pháp đơn giản để tổ chức các bài báo ở trường duy trì chính nó miễn là bạn thực hành kỷ luật hàng ngày với các bước được vạch ra. Bạn có thể thấy cần phải định kỳ thay thế các tệp treo do hao mòn.

Hãy gắn bó với hệ thống này để việc lộn xộn giấy tờ không chiếm lấy nhà của bạn một lần nữa.