5 thành phần để kiểm soát nội bộ hiệu quả

Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một quy trình được thiết kế để ngăn chặn gian lận, bảo vệ tài nguyên của công ty và đảm bảo tuân thủ luật pháp và quy định. Kiểm soát nội bộ chỉ có hiệu quả nếu chúng được xác định bởi các nhu cầu cụ thể của văn phòng y tế, được thực hiện, theo dõi và đo lường để đảm bảo chúng hoạt động theo kế hoạch.

Văn phòng y tế phải có cách tiếp cận chủ động để ngăn chặn và phát hiện hành vi sai trái của nhân viên bằng cách áp dụng chính sách liên quan đến kiểm soát nội bộ. Ngăn ngừa và phát hiện đóng một vai trò rất quan trọng trong bất kỳ quy trình kiểm soát nội bộ nào bằng cách giảm thiểu một mức độ rủi ro nhất định.

1

Thực hành tuyển dụng

Thuê nhân viên văn phòng y tế tốt nhất là một cách hiệu quả để củng cố quy trình kiểm soát nội bộ. Thuê nhân viên có năng lực, đáng tin cậy và đáng tin cậy bằng cách sàng lọc kỹ lưỡng các ứng viên chỉ là ý nghĩa kinh doanh tốt. Kiểm tra lý lịch và kiểm tra tham chiếu là những cách dễ dàng để loại bỏ bất kỳ táo xấu nào và ngăn cản một số người nhất định nộp đơn xin việc.

Mặc dù nhà tuyển dụng trước không được phép cung cấp bất kỳ thông tin nào ngoài tình trạng việc làm và đủ điều kiện để được phục hồi, bạn có thể yêu cầu ứng viên cung cấp thông tin liên lạc cho người giám sát hoặc đồng nghiệp trước đó để có được thông tin chi tiết hơn. Kiểm tra lý lịch bao gồm kiểm tra tín dụng cũng cung cấp chi tiết về lịch sử cá nhân của người nộp đơn.

2

Tách nhiệm vụ

Nhiệm vụ riêng biệt ngăn cản một nhân viên có trách nhiệm của nhiều giao dịch liên quan đến việc xử lý tài chính. Bất cứ khi nào một nhân viên phải xử lý tiền, cần có một người cho phép một số giao dịch nhất định, một người khác chịu trách nhiệm xử lý và một người khác để đối chiếu và lưu giữ hồ sơ. Điều này đảm bảo rằng không ai có thể thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào mà người khác không phát hiện hoặc xem xét.

Việc tách biệt các nhiệm vụ gây khó khăn cho bất kỳ số tiền nào bị mất, cho dù đó là ở cấp độ lễ tân hoặc cấp hành chính của văn phòng y tế. Khi nhân viên biết rằng mọi quy trình đều được theo dõi và giám sát, nó khuyến khích sự chính xác và trung thực trong thực hiện các nhiệm vụ.

3

Tài liệu

Mỗi giao dịch tài chính nên có một dấu vết giấy. Tài liệu không chỉ là thực hành bằng văn bản hoặc hành động tài liệu, mà còn giữ bản sao của tất cả các hồ sơ tài chính như hóa đơn và chuyển tiền thanh toán. Nhân viên nên được lưu ý để không bao giờ thực hiện giao dịch dựa trên yêu cầu bằng lời nói.

Tài liệu hợp lệ bao gồm các hình thức văn phòng y tế chính thức, tiêu đề thư hoặc hóa đơn và phải được ủy quyền bằng chữ ký, khi cần thiết. Séc phải luôn có hóa đơn, cũng như hoàn lại tiền, chuyển tiền hoặc đăng thanh toán. Tiền mặt chỉ nên được chấp nhận, không bao giờ được trao trừ khi trả lại tiền cho bệnh nhân. Đối chiếu hộp tiền mặt cũng nên được ghi lại vào đầu và cuối của mỗi ca.

4

Bảo vệ vật lý và điện tử

Việc sử dụng két, hệ thống báo động, camera và khóa có thể giúp văn phòng y tế bảo vệ dữ liệu, hàng tồn kho, tài sản và tiền bạc.

1. Giữ tất cả các hộp tiền mặt, séc và sổ nhận được khóa trong két an toàn với sự truy cập hạn chế của nhân viên văn phòng y tế. Sự kết hợp nên được thay đổi thường xuyên.

2. Có hệ thống báo động tại chỗ sau nhiều giờ và ngày không hoạt động.

3. Máy ảnh có thể được đặt ở mỗi lối vào và lối ra, quầy lễ tân và nhắm vào két sắt.

4. Luôn luôn khóa cửa phòng cung cấp và / hoặc tủ thuốc và chỉ cho phép truy cập vào một số khu vực nhất định khi cần thiết.

Các biện pháp bảo vệ điện tử bao gồm việc sử dụng mật khẩu và chỉ giới hạn quyền truy cập vào nhân viên được ủy quyền.

5

Giám sát hoạt động

Bất kỳ quy trình kiểm soát nội bộ nào sẽ không đầy đủ nếu không có cách giám sát hoạt động. Giám sát kiểm soát nội bộ liên quan đến việc xem xét các hoạt động hàng ngày để đảm bảo các quy trình đang hoạt động đúng.

1. Đối chiếu tiền mặt

2. Kiểm toán tài khoản hoặc biểu đồ

3. Xác minh bằng cách so sánh các báo cáo

4. Kiểm tra hàng tồn kho thường xuyên

Theo dõi chặt chẽ tất cả các quy trình là điều cần thiết, nhưng trước hết, một người quản lý văn phòng y tế phải:

1. Thiết lập các quy tắc và mục tiêu

2. Truyền đạt cho tất cả nhân viên

3. Cung cấp thông tin phản hồi một cách thường xuyên