5 chức năng bàn trước quan trọng

Quầy lễ tân của một văn phòng y tế có thể là một nơi rất bận rộn. Nhân viên lễ tân là cần thiết cho các hoạt động trơn tru của văn phòng y tế. Nhân viên lễ tân thường bao gồm nhân viên tiếp tân và / hoặc trợ lý y tế và tùy thuộc vào quy mô của văn phòng y tế, một người có thể là cả hai. Nhiệm vụ lâm sàng sang một bên, quầy lễ tân chịu trách nhiệm cho năm nhiệm vụ hành chính:

1. Chào hỏi bệnh nhân
2. Trả lời và quản lý điện thoại
3. Lên lịch hẹn
4. Truyền thông liên lạc
5. Thư từ bên ngoài

1

Chào hỏi bệnh nhân

Chào hỏi bệnh nhân không chỉ là những gì bạn nói, mà còn là cách bạn tương tác với bệnh nhân. Quầy lễ tân có trách nhiệm làm cho bệnh nhân cảm thấy được chào đón.

Quầy lễ tân là ấn tượng đầu tiên mà bệnh nhân nhận được khi gọi điện thoại hoặc đến phòng khám. Điều quan trọng là quầy lễ tân cung cấp dịch vụ khách hàng đặc biệt và là một đại diện tích cực của thực hành y tế.

Dưới đây là những cách chào hỏi bệnh nhân khác:

• Trả lời điện thoại trong khi duy trì một cách lịch sự, nhất quán bằng cách sử dụng nghi thức điện thoại phù hợp
• Giữ cho khu vực tiếp tân sạch sẽ và có tổ chức
• Đăng ký bệnh nhân mới và cập nhật nhân khẩu học của bệnh nhân hiện tại bằng cách thu thập thông tin chi tiết về bệnh nhân bao gồm thông tin cá nhân và tài chính
• Tạo điều kiện cho dòng bệnh nhân bằng cách thông báo cho nhà cung cấp bệnh nhân đến, nhận thức được sự chậm trễ và giao tiếp với bệnh nhân và nhân viên lâm sàng
• Trả lời các bệnh nhân, bệnh nhân tương lai và các câu hỏi của khách truy cập một cách lịch sự

2

Quản lý điện thoại

Mặc dù trả lời điện thoại một cách lịch sự và nhất quán là một phần của việc chào hỏi bệnh nhân, nhưng đây không phải là nhiệm vụ duy nhất của trách nhiệm điện thoại của quầy lễ tân. Quầy lễ tân có trách nhiệm nhận tất cả các cuộc gọi đến và cũng thực hiện các cuộc gọi đi khi cần.

• Cuộc gọi đến: Cuộc gọi đến bao gồm các cuộc gọi bệnh nhân, tiếp thị qua điện thoại, đại diện dược phẩm, các bác sĩ khác, v.v. Quầy lễ tân phải sử dụng nghi thức điện thoại phù hợp khi quản lý điện thoại bằng các kỹ năng giao tiếp này: là người lắng nghe tích cực, có cách cư xử qua điện thoại tốt, gọi màn hình, sử dụng khéo léo, đặt câu hỏi và giữ bí mật.
• Các cuộc gọi đi: Đôi khi, quầy lễ tân có thể phải thực hiện các cuộc gọi đi để thảo luận về một cuộc hẹn với bệnh nhân, đặt các cuộc hẹn bên ngoài hoặc giới thiệu hoặc đặt hàng cung cấp. Là một đại diện của văn phòng y tế, điều quan trọng là sử dụng nghi thức điện thoại phù hợp.

3

Lên lịch hẹn

Lịch trình hiệu quả là cần thiết cho một trải nghiệm bệnh nhân tuyệt vời và một dòng chảy bệnh nhân trơn tru. Hầu hết các văn phòng y tế sử dụng phần mềm lập lịch làm cho việc lên lịch các cuộc hẹn đơn giản và dễ dàng.Tuy nhiên, quầy lễ tân phải có thể điền vào các hủy bỏ hoặc không có chương trình và trở nên hiệu quả trong việc truyền đạt các thay đổi trong lịch trình cho bệnh nhân và bác sĩ.

4

Truyền thông liên lạc

Quầy lễ tân của văn phòng y tế giống như một trung tâm truyền thông. Hầu hết các giao tiếp liên lạc đều đi qua quầy lễ tân đặc biệt là khi nó liên quan đến bất kỳ nhiệm vụ hành chính nào liên quan đến bệnh nhân.

Để truyền đạt hiệu quả nhất thông tin rõ ràng và súc tích là rất quan trọng. Cho dù trong một bản ghi nhớ, một giao tiếp bằng văn bản, thông qua một email văn phòng nội bộ, một tương tác một hoặc trong một thiết lập nhóm, điều quan trọng là phải bám sát chủ đề trong tay và không đi lạc hướng.

Một số kỹ năng cơ bản cần thiết để giao tiếp tương tác hiệu quả bao gồm:

• Nghi thức điện thoại
• Dịch vụ khách hàng
• Chương trình từ và excel cơ bản
• Quản lý thời gian
• Những kỹ năng tổ chức

5

Giao tiếp bên ngoài

Giao tiếp bên ngoài liên quan đến khả năng giao tiếp với các nhà cung cấp, các bác sĩ khác, các công ty bảo hiểm và các doanh nghiệp khác. Điều này có thể yêu cầu thực hiện các cuộc gọi điện thoại, gõ thư chuyên nghiệp, fax và gửi thư.

Kiến thức về các thủ tục văn phòng thường có được từ một chứng chỉ hoặc bằng cấp liên kết trong một chương trình kinh doanh bao gồm các quy trình và thủ tục hành chính, xử lý khiếu nại, chuẩn bị biểu đồ bệnh nhân và các kỹ năng máy tính cơ bản. Kỹ năng trợ lý hành chính cơ bản và có thể vận hành đầy đủ thiết bị văn phòng là rất quan trọng để thành công ở văn phòng.