Mã hóa, thanh toán và bộ sưu tập y tế

Mọi người đều đồng ý rằng chức năng chính của văn phòng y tế là chăm sóc bệnh nhân, tuy nhiên, để duy trì hoạt động và phát triển, văn phòng phải thu tiền thanh toán cho các dịch vụ được cung cấp. Mã hóa, thanh toán và bộ sưu tập là một phần quan trọng trong nhiệm vụ của nhân viên văn phòng y tế và các hướng dẫn và đào tạo phù hợp là rất quan trọng để hoàn thành thành công các nhiệm vụ này.

Bộ phận thanh toán làm việc rất chặt chẽ với nhân viên mã hóa trong văn phòng bác sĩ. Trong một số trường hợp, cùng một người thực hiện các nhiệm vụ mã hóa, thanh toán và thu tiền nhưng đây là ba vị trí riêng biệt. Trong khi một số khía cạnh của mỗi công việc giao nhau với những công việc khác, họ cũng có trách nhiệm rất cụ thể là tốt.

Mã hóa thực sự tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình thanh toán bằng cách mang lại sự đồng nhất cho các thủ tục thông qua các mã có thể nhận biết được. Sử dụng mã chẩn đoán tiêu chuẩn và mã quy trình được công nhận bởi các công ty bảo hiểm, tất cả các hoạt động y tế và các cơ quan liên quan đến chăm sóc có liên quan, lập trình viên y tế sẽ đảm bảo rằng các công ty bảo hiểm hoặc người trả tiền thương mại, hay Trung tâm Medicare và Medicaid (CMS) sẽ nhận ra mục hóa đơn và cách chẩn đoán đảm bảo quy trình, xét nghiệm hoặc điều trị.

Quá trình thanh toán bắt đầu ở lượng bệnh nhân. Điều quan trọng là phải có được tất cả các thông tin bảo hiểm trước khi bệnh nhân được nhìn thấy nếu có thể để tất cả các bên sẽ hiểu những gì mỗi lần khám và thủ tục sẽ khiến bệnh nhân bỏ tiền túi. Bệnh nhân của bạn càng ít ngạc nhiên về việc thanh toán cho các dịch vụ được thực hiện, mọi người sẽ càng hạnh phúc hơn. Khi bệnh nhân đến và trình bày thông tin bảo hiểm, điều quan trọng là thông tin được cung cấp phải được xác minh với công ty bảo hiểm là hoạt động, các lợi ích được phép và nhà cung cấp hiện đang ký hợp đồng với người trả tiền cụ thể đó. Trang web có thông tin sai lệch, hợp đồng mất hiệu lực và lợi ích thay đổi nên việc xác minh dữ liệu là rất quan trọng.

Để tiết kiệm thời gian, doanh thu và tăng nặng, mỗi thủ tục nằm ngoài phạm vi thông thường của chuyến thăm văn phòng nên được ủy quyền trước hoặc trong giới hạn thời gian của chương trình bảo hiểm cụ thể. Bất kỳ khoản thanh toán nào đến hạn của bệnh nhân nên được thảo luận và thu thập trước khi làm thủ thuật, xét nghiệm, trị liệu hoặc điều trị. Các khoản đồng thanh toán phải luôn được thanh toán trước khi bệnh nhân được bác sĩ nhìn thấy, để tránh mọi vấn đề về sau.

Bộ sưu tập số tiền quá hạn là cách hoàn trả ít hiệu quả nhất. Hóa đơn càng dài hạn, càng ít khả năng được thu thập và càng mất nhiều tiền hơn cho văn phòng trong thời gian và giờ trả lương. Đây là lý do tốt nhất của tất cả để có nhân viên mã hóa và thanh toán hiệu quả trong văn phòng y tế của bạn.

Khiếu nại bị từ chối bởi người trả tiền thương mại là lý do có thể khiến hóa đơn không được thanh toán đúng hạn.Khi cả bệnh nhân và nhân viên đã thực hiện sự siêng năng của họ trước đó, điều này ít có khả năng, nhưng nó đã xảy ra. Một kháng cáo của nhân viên với bất kỳ làm rõ hoặc giải thích có thể là cần thiết. Kháng cáo của bệnh nhân là một giải pháp khả thi khác, nhưng bệnh nhân phải được biết về khả năng họ sẽ chịu trách nhiệm cho bất kỳ số dư chưa thanh toán nào. Mặc dù thỏa thuận người trả tiền thường là một trong những đơn đặt hàng đầu tiên của doanh nghiệp khi điền vào giấy tờ tiếp nhận bệnh nhân, khả năng là bệnh nhân không đọc kỹ tài liệu. Đôi khi bệnh nhân cảm thấy không khỏe vào thời điểm đó và không chú ý đến tài liệu, hoặc họ chỉ đơn giản mong đợi hầu hết hoặc tất cả các hóa đơn của họ sẽ được thanh toán bởi các công ty bảo hiểm. Thảo luận về trách nhiệm tài chính trước khi có vấn đề là cách hành động hiệu quả nhất để tránh mọi cuộc gặp gỡ không thoải mái và có thể là cảm xúc.

Mã hóa, thanh toán và bộ sưu tập rất quan trọng đối với một cơ sở y tế thịnh vượng bất kể quy mô hoặc chuyên khoa. Đào tạo thích hợp, giáo dục thường xuyên và hướng dẫn về những thay đổi hiện tại về luật pháp, quy tắc hoặc thực hành bảo hiểm là bắt buộc. Các tài liệu và thiết bị tham khảo cập nhật cho phép các nhân viên này tạo ra tác động tích cực đến cả bệnh nhân và văn phòng y tế.