8 Trách nhiệm của quầy lễ tân

Nhân viên lễ tân thường là người liên lạc đầu tiên của bệnh nhân với văn phòng của bạn. Họ không chỉ trả lời điện thoại hoặc chào hỏi bệnh nhân. Họ cũng chịu trách nhiệm lên lịch các cuộc hẹn và lấy thông tin nhân khẩu học của bệnh nhân. Họ cần có khả năng theo kịp tốc độ nhanh chóng của một văn phòng y tế cũng như rất chú ý đến chi tiết. Dưới đây là 8 trách nhiệm của nhân viên lễ tân.

1

Chào mừng và Greets

Một nhân viên lễ tân chào đón và chào đón tất cả bệnh nhân và du khách, trực tiếp hoặc qua điện thoại. Như mọi người đều biết, ấn tượng đầu tiên là những ấn tượng lâu dài. Những ấn tượng đầu tiên mà khách hàng của bạn nhận được về thực hành y tế của bạn thường là từ nhân viên văn phòng của bạn khiến chúng trở nên quan trọng đối với sự thành công của tổ chức. Cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và dịch vụ khách hàng tuyệt vời sẽ ngăn ngừa mất doanh thu cho văn phòng y tế do mức độ hài lòng của bệnh nhân cao.

2

Trả lời điện thoại…

trong khi duy trì một cách điện thoại lịch sự, nhất quán bằng cách sử dụng nghi thức điện thoại phù hợp. Có cách cư xử điện thoại tốt là một nhiệm vụ đơn giản. Để có cách cư xử qua điện thoại tốt chỉ đơn giản là chuyên nghiệp và đối xử với người khác theo cách bạn muốn được đối xử nếu bạn là người gọi. Điều quan trọng là nhân viên văn phòng y tế của bạn phải luôn cung cấp một cách điện thoại lịch sự, nhất quán. Khi một bệnh nhân gọi đến, cách nhân viên lễ tân xử lý cuộc gọi điện thoại sẽ xác định cách thức cơ sở của bạn được cảm nhận.

3

Giữ khu vực tiếp tân

sạch sẽ và có tổ chức. Giữ cho văn phòng y tế của bạn sạch sẽ không chỉ là vẻ bề ngoài. Một văn phòng y tế sạch sẽ là điều cần thiết để giữ cho nhân viên và bệnh nhân an toàn và khỏe mạnh. Giữ cho văn phòng y tế không có vi trùng không chỉ là những gì trên bề mặt; Nó có một môi trường lành mạnh, vô trùng để ngăn ngừa các bệnh truyền nhiễm.

4

Đăng ký bệnh nhân mới

và cập nhật nhân khẩu học bệnh nhân hiện có bằng cách thu thập thông tin chi tiết về bệnh nhân bao gồm thông tin cá nhân và tài chính. Chu kỳ của tài khoản bệnh nhân bắt nguồn từ việc nhập thông tin nhân khẩu học ban đầu của bệnh nhân bao gồm thông tin nhân khẩu học và bảo hiểm. Thông tin không hợp lệ có thể trì hoãn thanh toán.

5

Tạo điều kiện cho dòng chảy bệnh nhân

bằng cách thông báo cho nhà cung cấp bệnh nhân đến, nhận thức được sự chậm trễ và giao tiếp với bệnh nhân và nhân viên lâm sàng. Nếu bệnh nhân của văn phòng y tế của bạn không hài lòng với toàn bộ quá trình, họ có thể không quay lại. Cung cấp dịch vụ chăm sóc chất lượng cao và dịch vụ khách hàng tuyệt vời sẽ ngăn ngừa mất doanh thu cho văn phòng y tế do mức độ hài lòng của bệnh nhân cao. Bệnh nhân rất có thể sẽ tiếp tục quay trở lại miễn là họ hài lòng với toàn bộ quá trình.

6

Đáp ứng…

bệnh nhân, bệnh nhân tương lai và yêu cầu của khách truy cập một cách lịch sự. Một kỹ thuật được gọi là tích cực lắng nghe là một công cụ hữu ích để đảm bảo rằng sự hiểu biết đã hoàn tất. Trong kỹ thuật này, người nghe sẽ viết lại thông tin họ nghe được bằng lời nói của họ. Nếu thông tin này là chính xác, việc trao đổi hoàn tất, nếu không người gửi thông tin có thể sửa bất kỳ sự hiểu lầm nào tại thời điểm này. Việc trao đổi này chỉ mất thêm một chút thời gian và là một công cụ hiệu quả để tạo ra trách nhiệm bởi vì tất cả mọi người tham gia vào cuộc trao đổi đều biết rằng kỳ vọng là rõ ràng và được hiểu.

7

Giữ vật tư văn phòng y tế

dự trữ đầy đủ bằng cách dự đoán nhu cầu hàng tồn kho, đặt hàng và giám sát thiết bị văn phòng.

8

Bảo vệ tính bảo mật của bệnh nhân

bằng cách đảm bảo thông tin sức khỏe được bảo vệ được bảo mật bằng cách không để PHI trong trang web đơn giản và đăng xuất khỏi máy tính trước khi để nó không được giám sát. Duy trì bảo mật cho bệnh nhân không chỉ khiến bệnh nhân cảm thấy an tâm khi được điều trị tại cơ sở y tế của bạn, đó còn là luật. Bất kỳ tổ chức nào truy cập thông tin sức khỏe của bệnh nhân đều được coi là một thực thể được bảo hiểm và được pháp luật yêu cầu phải tuân thủ các quy định của HIPAA hoặc phải đối mặt với các hình phạt dân sự và / hoặc hình sự. Điều bắt buộc là hồ sơ y tế vẫn được giữ bí mật và không thể được truy cập bởi những người không có ủy quyền thích hợp. Tiết lộ về thông tin sức khỏe được bảo vệ của bệnh nhân (PHI) mà không có sự cho phép của họ được coi là vi phạm Quy tắc quyền riêng tư.