Phân tích chất lượng để cải thiện tài chính văn phòng y tế

Một trong những xu hướng phát triển nhanh nhất trong chăm sóc sức khỏe là sử dụng phân tích chất lượng để cải thiện tài chính. Các nhà quản lý văn phòng y tế đang gặp nhiều khó khăn do sự thay đổi liên tục trong các tiêu chuẩn thanh toán và mã hóa và các yêu cầu về CNTT. Nó có thể là một thách thức khá lớn đối với người quản lý để theo kịp rất nhiều thay đổi, đặc biệt là trong một văn phòng nhỏ với đội ngũ nhân viên hạn chế. Bạn không cần phải đi một mình. Một lựa chọn là thuê một nhà phân tích chất lượng trên cơ sở toàn thời gian hoặc hợp đồng để đề xuất các mục tiêu, cải tiến quy trình và cách đo lường chúng.

Trách nhiệm phân tích chất lượng

Một nhà phân tích chất lượng là một người lập hóa đơn y tế có kinh nghiệm và / hoặc người viết mã, người thực hiện kiểm toán hiệu suất trong văn phòng y tế liên quan cụ thể đến hóa đơn và các khoản phải thu. Nhà phân tích chất lượng có nhiều trách nhiệm, nhưng mục tiêu chính là tăng cường các quy trình và rút ngắn thời gian chu kỳ doanh thu.

Theo HFMA (Hiệp hội quản lý tài chính chăm sóc sức khỏe), số ngày phải thu trung bình trên toàn quốc (A / R) là 44,5. Nếu số ngày A / R của bạn lớn hơn 60, văn phòng y tế của bạn có thể hưởng lợi đáng kể từ việc thuê một nhà phân tích chất lượng.

Bạn có thể sử dụng một nhà phân tích chất lượng toàn thời gian hoặc trên cơ sở hợp đồng khi cần thiết.

Đề xuất các mục tiêu cải thiện hiệu suất

Mục tiêu của bạn là gì để cải thiện hiệu suất tài chính của văn phòng y tế của bạn? Nhà phân tích chất lượng có thể xem xét các quy trình và hiệu suất của bạn và đưa ra khuyến nghị.

• Tăng tổng số bộ sưu tập tiền mặt trên cơ sở nhất quán bằng cách cải thiện các quy trình trong tư vấn tài chính, đăng ký, thừa nhận, thanh toán và thu nợ.
• Tăng sự hài lòng của nhân viên và giảm doanh thu bằng cách cung cấp các ưu đãi và tăng lương.
• Tăng các bộ sưu tập trả trước bằng cách đào tạo mở rộng cho nhân viên đăng ký, thực hiện xác minh bảo hiểm 100 phần trăm và cung cấp ước tính thanh toán cho mọi bệnh nhân tại mọi điểm truy cập từ khi lên lịch xuất viện cho đến khi thanh toán hoặc sắp xếp thanh toán.
• Giảm tổng số ngày xả, không phải là hóa đơn cuối cùng, lão hóa các ngày phải thu, phí trễ hạn, xóa nợ xấu và tỷ lệ từ chối.

Xác định các cơ hội đào tạo và phát triển

Nhân viên của bạn cần giáo dục và đào tạo gì thêm để theo kịp các quy định, hướng dẫn và quy trình mới? Billers và coder cũng có thể thấy khó khăn khi tìm thời gian để đọc tất cả các bản cập nhật mới. Bạn có các tùy chọn về cách bạn có thể cung cấp điều này cho nhân viên của bạn.

• Cung cấp hỗ trợ công việc hoặc các công cụ hỗ trợ hiệu suất khác để tăng hiệu suất của nhân viên bao gồm tập lệnh bộ sưu tập, hướng dẫn thanh toán cụ thể của người trả tiền, các mẫu để xác định ước tính của bệnh nhân và những người khác.
• Phát triển hoặc tân trang các quy trình đào tạo thuê mới
• Lên lịch các buổi đào tạo hoặc ngày cho nhân viên không đáp ứng mong đợi trong các lĩnh vực cụ thể bằng cách sử dụng một đội ngũ giảng viên tận tâm.
• Khuyến khích và lập kế hoạch đào tạo chéo giữa các nhiệm vụ công việc khác nhau để tránh mất hiệu lực hoặc chậm trễ ảnh hưởng đến việc thu tiền mặt.
• Lên lịch các cuộc họp nhóm chu kỳ doanh thu hai tuần một lần cho đến khi đạt được mục tiêu cải thiện hiệu suất.
• Khuyến khích nhân viên tham dự hội nghị, hội thảo trên web và các buổi giáo dục trực tuyến để cải thiện cơ sở kiến ​​thức về chu kỳ doanh thu.

Đề xuất các hoạt động cải tiến quy trình

Làm thế nào bạn có thể cải thiện các quy trình của mình một khi bạn tìm thấy điểm yếu và nguồn lỗi và cơ hội bị bỏ lỡ? Các nhà phân tích chất lượng có thể đưa ra khuyến nghị.

• Thiết lập các quy trình cải tiến chất lượng liên tục để xác định lỗi và thực tiễn thanh toán không chính xác bao gồm nghiên cứu khiếu nại bị từ chối, khiếu nại bị từ chối và yêu cầu thanh toán thấp.
• Tạo một kế hoạch hành động khắc phục một khi lỗi đã được xác định.
• Ưu tiên các lĩnh vực cho thấy nhu cầu lớn nhất để cải thiện.
• Đi trước những thay đổi của ngành bằng cách thông báo.
• Sử dụng nhân viên CNTT một cách hiệu quả để chuyển sang các quy trình tự động hơn, cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Thuê ngoài khó thu thập các tài khoản như tự trả tiền và yêu cầu trách nhiệm để giảm bớt nhân viên tập trung vào tài khoản bảo hiểm.
• Phát triển một tiêu chuẩn để đo lường hiệu suất dựa trên chất lượng và sản xuất.

Đo lường hiệu suất

Nếu bạn không đo lường, bạn sẽ không biết liệu những nỗ lực cải tiến của mình có hiệu quả hay không. Mục tiêu của bạn cần phải đo lường được và bạn cần thiết lập các quy trình đo lường.

• Hiệu quả: Đề cập đến thời gian và nỗ lực được sử dụng để thực hiện các nhiệm vụ công việc như thế nào
• Hiệu quả: Đề cập đến cách thực hiện chính xác hoặc hoàn toàn các nhiệm vụ
• Tính kịp thời: Đề cập đến việc công việc có được thực hiện trong khung thời gian mong muốn hay không.
• Năng suất: Đề cập đến giá trị đầu ra của công việc được thực hiện hoặc thu nhập có được từ công việc được thực hiện. Chất lượng: Đề cập đến mức độ công việc được thực hiện đáp ứng các tiêu chuẩn, yêu cầu và mong đợi.