8 lĩnh vực chính của tài khoản y tế Quản lý khoản phải thu

Mục tiêu tổng thể của quản lý khoản phải thu là đạt được thời gian thu ngắn nhất có thể. Các khoản phải thu, còn được gọi là tài khoản bệnh nhân, đề cập đến các khoản thu được tạo ra nhưng chưa được thu thập. Để đảm bảo dòng tiền đủ để quản lý hiệu quả, văn phòng y tế có trách nhiệm tối đa hóa tiềm năng doanh thu của mình.

Quản lý tài khoản phải thu (AR) liên quan đến gần như tất cả các lĩnh vực của văn phòng y tế. Quản lý khoản phải thu thành công đòi hỏi sự hiểu biết đầy đủ về cách mỗi khu vực hoặc bộ phận liên quan và ảnh hưởng đến chu kỳ doanh thu và thời gian thu thập AR. Hãy khám phá từng trong số tám lĩnh vực chính.

1. Khái niệm pháp lý

Các khái niệm pháp lý bao gồm sự hiểu biết và tuân theo các quy định của tiểu bang và liên bang. Lĩnh vực luôn được quan tâm nhất là gian lận và lạm dụng, đặc biệt là liên quan đến Medicare, Medicaid và các chương trình được liên bang tài trợ khác.

Gian lận đề cập đến việc cố tình thanh toán và cố ý thanh toán các yêu cầu y tế trong nỗ lực lừa gạt bất kỳ chương trình được liên bang tài trợ nào để lấy tiền. Các hình thức gian lận và lạm dụng phổ biến nhất bao gồm thanh toán cho thiết bị không bao giờ được cung cấp, thanh toán cho các dịch vụ không bao giờ được thực hiện, phí mã hóa để nhận được tỷ lệ hoàn trả cao hơn và phí giải ngân.

Văn phòng Tổng thanh tra (OIG) đã thiết kế và đưa ra cảnh báo gian lận đặc biệt cho cộng đồng nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe. Những cảnh báo này nhằm mục đích công khai các xu hướng gian lận quốc gia cho công chúng. Đây cũng là một cách để cung cấp cái nhìn sâu sắc và nhận thức về các hành vi gian lận trong ngành và giải quyết các vi phạm cụ thể đối với Luật Chống Kickback của Medicare và Medicaid.

2. Đàm phán hợp đồng

Đàm phán hợp đồng liên quan đến việc phát triển mối quan hệ tài chính với các tổ chức chăm sóc được quản lý. Các tổ chức chăm sóc được quản lý chiếm tới 50% doanh thu thuần của hầu hết các văn phòng y tế.

Đàm phán hợp đồng chăm sóc được quản lý đòi hỏi kiến ​​thức toàn diện về quy trình hợp đồng. Điều này bao gồm tỷ lệ hoàn trả, ngày hiệu lực và chấm dứt, hướng dẫn nộp đơn yêu cầu, điều khoản thanh toán và các điều khoản hợp đồng khác.

Mỗi chiến lược đàm phán hợp đồng của văn phòng y tế là duy nhất và sẽ dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, nhưng những ý tưởng cơ bản này cần được ghi nhớ:

• Biết thị trường: Bạn có biết bao nhiêu phần trăm thị trường của bạn có Medicare, Medicaid, Cigna, Blue Cross Blue Shield, Aetna, United HealthCare hoặc không có bảo hiểm? Một cuộc khảo sát thị trường cung cấp thông tin có giá trị cần thiết của tất cả các cuộc đàm phán hợp đồng.
• Hãy thực tế: Hiểu môi trường chăm sóc được quản lý bao gồm các phương thức thanh toán khác nhau sẽ cung cấp cho bạn cơ sở thông tin cần thiết để có cách tiếp cận thực tế trong đàm phán.
• Thuê tư vấn: Nhiều tổ chức dựa vào các dịch vụ tư vấn để cung cấp đàm phán hợp đồng chăm sóc được quản lý do tính chất phức tạp của hợp đồng và các khía cạnh pháp lý liên quan.

Tư vấn pháp lý nên được tư vấn về tất cả các vấn đề hợp đồng khi có sự tiếp xúc đáng kể và khác nhau đối với các tổ chức hoặc khi các vấn đề hợp đồng vượt quá phạm vi chuyên môn của lãnh đạo văn phòng y tế.

3. Tuân thủ

Phát triển một chương trình tuân thủ liên quan đến việc thiết lập một hướng dẫn bằng văn bản mô tả chính sách tuân thủ và Quy tắc ứng xử của Văn phòng Y tế. Hầu hết các chính sách tuân thủ của văn phòng y tế bao gồm cả khái niệm đạo đức và pháp lý. OIG (Văn phòng Tổng thanh tra) cung cấp bảy thành phần này cung cấp cơ sở vững chắc cho chương trình tuân thủ văn phòng y tế.

1. Thực hiện giám sát và kiểm toán nội bộ;
2. Thực hiện các tiêu chuẩn tuân thủ và thực hành;
3. Chỉ định một nhân viên tuân thủ hoặc liên hệ;
4. Tiến hành đào tạo và giáo dục phù hợp;
5. Đáp ứng thích hợp các hành vi phạm tội được phát hiện và xây dựng hành động khắc phục;
6. Phát triển các tuyến giao tiếp mở; và
7. Thực thi các tiêu chuẩn kỷ luật thông qua các hướng dẫn công khai.

4. Quyền của bệnh nhân

Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ xác định ba mục tiêu chính cho việc phát triển và sử dụng Quyền của Bệnh nhân.

• Trước tiên, để củng cố niềm tin của người tiêu dùng bằng cách đảm bảo hệ thống chăm sóc sức khỏe là công bằng và đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, cung cấp cho người tiêu dùng cơ chế đáng tin cậy và hiệu quả để giải quyết mối quan tâm của họ và khuyến khích người tiêu dùng đóng vai trò tích cực trong việc cải thiện và đảm bảo sức khỏe của họ.
• Thứ hai, để khẳng định tầm quan trọng của mối quan hệ bền chặt giữa bệnh nhân và các chuyên gia chăm sóc sức khỏe của họ.
• Thứ ba, để khẳng định vai trò quan trọng của người tiêu dùng trong việc bảo vệ sức khỏe của chính họ bằng cách thiết lập cả quyền và trách nhiệm cho tất cả những người tham gia cải thiện tình trạng sức khỏe.

Có tám lĩnh vực chính liên quan đến quyền của bệnh nhân trong văn phòng y tế.

1. Thông tin bệnh nhân: bệnh nhân có quyền thông tin chính xác và dễ hiểu về chương trình sức khỏe của họ, các chuyên gia chăm sóc sức khỏe và các cơ sở chăm sóc sức khỏe.
2. Lựa chọn nhà cung cấp: bệnh nhân có quyền lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ chăm sóc sức khỏe khi họ cần.
3. Tiếp cận các dịch vụ cấp cứu: bệnh nhân có quyền điều trị y tế khẩn cấp bất kể khả năng chi trả của họ.
4. Có sự đồng ý: bệnh nhân chỉ nên đồng ý điều trị y tế nếu họ có đủ thông tin về chẩn đoán và tất cả các lựa chọn điều trị có sẵn theo thuật ngữ họ có thể hiểu.
5. Tôn trọng và không phân biệt đối xử: bệnh nhân có quyền ân cần, chăm sóc tôn trọng từ tất cả các chuyên gia chăm sóc sức khỏe và không bị phân biệt đối xử trong việc cung cấp dịch vụ.
6. Bảo mật: bệnh nhân có quyền liên lạc riêng tư và bảo mật thông tin nhận dạng cá nhân của họ.
7. Khiếu nại và kháng cáo: bệnh nhân có quyền giải quyết công bằng và hiệu quả mọi khiếu nại gửi đến văn phòng y tế.
8. Trách nhiệm của bệnh nhân: bệnh nhân có một số trách nhiệm đối với văn phòng y tế bao gồm tham gia tích cực vào kế hoạch điều trị của họ, giải quyết kịp thời nghĩa vụ tài chính và tương tác tôn trọng với tất cả nhân viên.

5. Tiếp cận bệnh nhân

Thành công của văn phòng y tế của bạn phụ thuộc rất nhiều vào việc các dịch vụ của Bệnh nhân (hoặc nhân viên trực tiếp) hoạt động tốt như thế nào. Chu kỳ của một tài khoản bệnh nhân bắt nguồn từ việc nhập thông tin nhân khẩu học ban đầu của bệnh nhân. Xây dựng một nhóm tiếp cận bệnh nhân năng động là một bước quan trọng để cải thiện các nỗ lực thanh toán và thu thập và tăng hiệu suất chu kỳ doanh thu.

Những lý do điển hình tại sao hầu hết các nhóm dịch vụ tiếp cận bệnh nhân có tỷ lệ hiệu suất thấp là thiếu nguồn lực thích hợp, đào tạo không đầy đủ và trình độ nhân viên không đủ. May mắn thay, những điều này có thể được giải quyết nhanh chóng và không có chi phí lớn.

6. Thu phí

Tầm quan trọng của việc thu phí phải được thể hiện cho tất cả các bộ phận. Nhân viên lâm sàng phải nhận thức được trách nhiệm của họ đối với các khoản phải thu bằng tài liệu chính xác và thu phí.

Thu phí bao gồm việc liên kết thích hợp các mã y tế với các dịch vụ và quy trình được thực hiện trong suốt quá trình thăm khám của bệnh nhân. Mỗi lĩnh vực lâm sàng đóng một vai trò quan trọng trong tính kịp thời của mã hóa và tính chính xác của thanh toán. Có một số lượng lớn các khu vực góp phần thu phí, bao gồm, nhưng không giới hạn ở:

• Chăm sóc cứu thương
• Quản lý hồ sơ
• Chăm sóc quan trọng
• Phòng thí nghiệm
• Thai sản
• Đơn vị y tế-phẫu thuật
• Sức khỏe tâm thần
• Y học hạt nhân
• Quản lý đau
• Nhi khoa
• Dược phẩm
• Vật lý trị liệu
• X quang
• Chăm sóc vết thương

7. Quản lý thông tin y tế

Quản lý thông tin y tế là quá trình duy trì, lưu trữ và truy xuất thông tin sức khỏe của bệnh nhân theo các yêu cầu hiện hành của Liên bang, Tiểu bang và các cơ quan công nhận. Có mười trách nhiệm trong khuôn khổ quản lý thông tin y tế.

1. Mã hóa y tế
2. Phiên âm y tế
3. Sự cần thiết y tế
4. Hỗ trợ nhân viên y tế
5. Hội đồng hồ sơ bệnh án
6. Bảo trì hồ sơ bệnh án
7. Nộp hồ sơ và truy hồi
8. Quyền riêng tư và bảo mật
9. Phát hành thông tin
10. Duy trì bảo mật

8. Dịch vụ tài chính của bệnh nhân

Dịch vụ tài chính của bệnh nhân chịu trách nhiệm cuối cùng đối với việc thanh toán và thu các khoản phải thu chính xác và kịp thời trong văn phòng y tế.

Quy trình thanh toán y tế đòi hỏi phải có kiến ​​thức đầy đủ về người trả bảo hiểm và luật pháp và quy định của ngành chăm sóc sức khỏe. Những người lập hóa đơn văn phòng y tế có trách nhiệm nộp kịp thời các yêu cầu y tế kỹ thuật hoặc chuyên nghiệp cho các công ty bảo hiểm bao gồm văn phòng bác sĩ, bệnh viện, viện dưỡng lão hoặc cơ sở chăm sóc sức khỏe khác.

Bộ sưu tập hiệu quả theo dõi kết quả trong việc giải quyết nhanh chóng các yêu cầu của văn phòng y tế của bạn. Yêu cầu theo dõi nên bắt đầu nhanh nhất sau bảy đến 10 ngày sau khi yêu cầu của bạn đã được gửi để thanh toán. Những nỗ lực ngay lập tức để nhận được yêu cầu thanh toán sẽ không chỉ làm giảm số ngày phải thu của bạn mà còn tăng dòng tiền.

Nhân viên phù hợp với đào tạo bộ sưu tập phù hợp sẽ cung cấp kết quả mong muốn trong giai đoạn thu thập của chu kỳ doanh thu. Nhân viên văn phòng y tế cần lưu ý các bước cơ bản cần thiết để theo dõi hiệu quả các yêu cầu bảo hiểm.

Sự hợp tác và hợp tác của cả tám lĩnh vực là thành phần không thể thiếu trong sự thành công của quản lý khoản phải thu. Mặc dù có những rào cản bất ngờ có thể ảnh hưởng đến thời kỳ thu thập AR, nhưng vai trò của lãnh đạo là xác định và điều chỉnh các rào cản này đối với sự thành công của tổ chức.