Các vấn đề chính cần giải quyết tại mỗi cuộc họp của Văn phòng Y tế

Các cuộc họp văn phòng y tế của bạn nhanh chóng lạc đề hay dường như là một sự lãng phí thời gian? Có lẽ đó là vì thông tin không được tổ chức hợp lý với một chương trình nghị sự.

Phát triển một chương trình nghị sự tiêu chuẩn cho phép bạn giải quyết các chủ đề chính tại mỗi cuộc họp theo thứ tự quan trọng. Điều này cho phép mỗi cuộc họp diễn ra suôn sẻ và duy trì chủ đề với đủ thời gian để thảo luận về tất cả các vấn đề quan trọng nhất. Dưới đây là một số mục chương trình nghị sự quan trọng sẽ giúp bạn tổ chức một cuộc họp văn phòng y tế hiệu quả.

1

Lên lịch cho bệnh nhân

Lịch trình của bệnh nhân là một trong những khía cạnh văn phòng y tế quan trọng nhất của văn phòng y tế. Nó tác động đến mọi lĩnh vực của văn phòng y tế từ nhân sự đến tài chính.

Khi thảo luận về lịch trình của bệnh nhân, điều bắt buộc là phải có bất kỳ cơ hội cải thiện nào. Chương trình nghị sự nên bao gồm:

• Bất kỳ vấn đề nào có thể gây gián đoạn cho dòng bệnh nhân như hủy cuộc hẹn, đến muộn, không có chương trình hoặc vấn đề nhân sự.
• Nếu văn phòng của bạn có mục tiêu sản xuất, hãy thông báo cho nhân viên về việc họ đang làm tốt như thế nào hoặc những gì cần phải cải thiện.
• Hỏi nhân viên về đầu vào về cách họ nghĩ mọi thứ đang diễn ra và khuyến khích họ đưa ra đề xuất về cách cải thiện lịch trình của bệnh nhân.

2

Mục tiêu tài chính

Sức khỏe tài chính của văn phòng y tế là điều mà tất cả nhân viên nên lưu ý. Nó tác động đến tất cả mọi người, điều đó có nghĩa là tất cả nhân viên phải có trách nhiệm giúp quản lý đạt được các mục tiêu tài chính của văn phòng y tế.

Một số thông tin cơ bản mà bạn có thể chia sẻ với nhân viên văn phòng y tế của bạn có thể bao gồm:

• Tỷ lệ duy trì bệnh nhân: Tỷ lệ duy trì bệnh nhân đo lường mức độ văn phòng y tế của bạn có thể giữ bệnh nhân quay trở lại để thực hiện cam kết và cống hiến cho sức khỏe và sức khỏe của họ. Nói cách khác, nó quyết định có bao nhiêu bệnh nhân của bạn sẽ quay trở lại. Điều này cho thấy tất cả các nhân viên thực hiện tốt như thế nào về sự hài lòng của bệnh nhân.Nếu bạn có tỷ lệ duy trì thấp, đây là cơ hội để tập trung vào các lĩnh vực cải thiện hoặc xác định các rào cản tồn tại có thể ngăn bệnh nhân quay trở lại.
• Những tài khoản có thể nhận được: Thông tin tài khoản phải thu giúp phân tích sức khỏe tài chính của văn phòng y tế. Bộ sưu tập bảo hiểm, bộ sưu tập bệnh nhân và số dư không thể kiểm soát là rất quan trọng. Mỗi nhân viên đóng góp bằng cách này hay cách khác vào các khoản phải thu, cho dù họ có trách nhiệm thu phí, thanh toán, mã hóa, thu thập hoặc nhập dữ liệu. Điều này cần được thể hiện cho tất cả nhân viên văn phòng y tế, vì vậy họ nhận thức được trách nhiệm của mình đối với các khoản phải thu.
• Chi phí vận hành: Giảm các khoản thanh toán của bác sĩ, ít bệnh nhân hơn và chi phí công nghệ cao có thể bị tê liệt về tài chính. Cách tốt nhất để xử lý chi phí hoạt động tăng là theo dõi chúng và sau đó xây dựng kế hoạch cắt giảm chi phí. Thông báo cho nhân viên về những cách họ có thể giúp chứa chi phí vận hành. Hãy nhớ ba từ này, giảm bớt, tái sử dụng và tái chế lại khi thích hợp.

3

Các mặt hàng bắt buộc

Các mục bắt buộc bao gồm một số chủ đề nhất định nên được đề cập trong mỗi cuộc họp để đảm bảo rằng văn phòng y tế của bạn duy trì việc tuân thủ các hướng dẫn của tiểu bang và liên bang. Chúng có thể bao gồm:

• HIPAA: Nhắc nhở nhân viên của bạn mỗi cuộc họp về tầm quan trọng của việc tránh tiết lộ thông tin thông qua cuộc trò chuyện thường lệ; thảo luận về thông tin bệnh nhân trong khu vực chờ, hành lang hoặc thang máy; xử lý đúng PHI; và việc truy cập thông tin được giới hạn nghiêm ngặt đối với những nhân viên có công việc yêu cầu thông tin đó.
• Kiểm soát nhiễm trùng: Ngăn chặn sự lây lan của các bệnh truyền nhiễm là mục tiêu chính của kiểm soát nhiễm trùng trong văn phòng y tế. Rửa tay đúng cách là cách hiệu quả nhất để ngăn ngừa sự lây lan của nhiễm trùng, nhưng nó không phải là phương tiện duy nhất. Lời nhắc nhở thân thiện sẽ đi một chặng đường dài để đảm bảo nhân viên và bệnh nhân được an toàn.